EQUILIBRA B2B - B2C
PREMESSA
L'obbligo di emettere la FATTURA ELETTRONICA si concretizzerà in due fasi:
1) a partire dal 1 luglio 2018: interessa i fornitori che operano in subappalto nell'ambito
di contratti P.A..
2) a partire dal 1 gennaio 2019: riguarda tutte le operazioni tra aziende soggetti Iva
residenti, stabilite o identificate in Italia (B2B) e verso i consumatori finali (B2C).
La Fattura Elettronica deve essere emessa (similmente alla FatturaPA già operativa per chi
fattura alle Pubbliche Amministrazioni) utilizzando uno specifico formato XML (le cui
specifiche sono state definite da un articolato iter normativo, ultimo il D.M. 55/2013) e deve
poi essere firmata digitalmente e trasmessa esclusivamente al Sistema di Interscambio
della Pubblica Amministrazione (SDI) che provvederà a recapitarla al destinatario.
E' poi necessario conservarla digitalmente per 10 anni.
Se si utilizza già il modulo FATTURAPA passare al punto 1.2.
IMPOSTAZIONE DEGLI ARCHIVI
Prima di procedere all'elaborazione del file XML, per un corretto recapito del documento
elettronico, bisogna predisporre gli archivi come segue:
1.1 In Ragione Sociale Utenti (C 1-1-9) impostare in:
Dati Fissi
ü Nazione: indicare IT per Italia.
ü
Per società di capitale indicare anche il Capitale sociale.
ü
Iscrizione REA: indicare Città, Provincia e Numero iscrizione al
registro imprese.
ü
Per le società a responsabilità limitata indicare Persona Giuridica=G e
specificare se a Socio Unico.
Fatturazione PA
ü
Indicare il Regime Fiscale secondo la tabella ministeriale:
ü N. invio telematico: è un progressivo univoco che viene assegnato in
automatico dal programma Fattura PA/b2b/b2c (V 3-B) che elabora il file XML. Inizialmente ha valore zero in modo che la prima trasmissione assuma il
numero progressivo uno.
ü Stato Liquidazione: indica se la Società si trova in stato di liquidazione, i
valori ammessi sono i seguenti:
ü LS la società è in stato di liquidazione.
ü LN la società NON è in stato di liquidazione.
ü Numero bollo:
nel caso in cui sia prevista l'imposta di bollo (es. nel caso di
emissione fattura in esenzione art. 8/c) valorizzare
con DM-17-GIU-2014.
Si ricorda che la modalità di assolvimento dell’imposta di bollo sui documenti informatici è
disposta a partire dal 27 giugno 2014 dall’art. 6 del D.M. 17 giugno 2014 e prevede il
pagamento dell'imposta relativa alle fatture, agli atti, ai documenti ed ai registri emessi o
utilizzati durante l'anno tramite modalità telematica (F24) ed in un’unica soluzione a 120 gg
dalla chiusura dell’esercizio fiscale
1.2 Clienti (C 1-1-2/V 1-1-1): nella pagina commerciale occorre impostare il canale
scelto dal cliente per ricevere le fatture elettroniche. E' obbligatorio scegliere una delle due
possibilità:
ü
se ha scelto di ricevere le fatture direttamente all'interno di un'area dedicata
del SDI è necessario compilare il campo “Cod.Dest.SDI”.
Tale codice, composto da sette caratteri, è il codice assegnato da SDI o da un intermediario
che offre il servizio.
N.B.: lo stesso campo è utilizzato per le fatture alla Pubblica Amministrazione ed identifica
il Codice Univoco Ufficio (di soli sei caratteri).
§
se il cliente non ha un codice destinatario assegnato è necessario compilare il
campo “Pec per fatture b2b-b2c” con l'indirizzo pec fornito dal cliente.
§
se il cliente è un soggetto privato indicare 0000000 (sette zeri).
§
se il cliente è un estero indicare XXXXXXX (sette X).
Per un corretto invio del documento elettronico, compilare i dati anagrafici che identificano
il cliente. Compilare nei “dati fissi”, la ragione sociale, l’indirizzo, il cap, la città, la
provincia, il codice fiscale e la partita iva.
La nazione non è obbligatoria, se lasciata vuota il programma genera il file XML con il
valore IT.
IBAN: viene inserito nel file xml solo se il tipo pagamento = Bonifico bancario, il quale
sarà calcolato prelevando i dati dal codice “banca appoggio” inserito in fattura. Tale
codice deve essere correttamente inserito in Banche (V 1-1-6), in particolare i seguenti
dati:
ü
A.B.I., CAB, C/C N, IBAN e CIN.
In mancanza di questi dati, se impostato in Opzioni (vedi appendice dedicata), il
programma FatturaPA/b2b/b2c effettuerà un controllo segnalando in rosso le righe delle
fatture, sulle quali non è possibile calcolare il codice Iban.
1.3 Codic
i Iva (C 1-1-4/V 1-4-3): per la generazione del file XML è necessario verificare
l’indicatore “indice aggiornamento” sui codici Iva per estrapolare correttamente la
natura dell’operazione ai fini Iva.
|
Indice di aggiornamento del
codice Iva
|
Codice attribuito nel campo
<natura> del file XML
|
|
S
|
N1= Escluse ex.art.15
|
|
1
|
N2= Ignorato ai fini Iva
|
|
G
|
N2=Non soggette
|
|
N
|
N3 = Non Imponibili
|
|
E
|
N4 = Esenti
|
|
F
|
N5 = Regime del Margine
|
|
R
|
N
6 = Reverse charge
|
|
U
|
N
7 = Assolta altro stato UE
|
Dopo l'impostazione dei dati preliminari sarà possibile eseguire la procedura
FatturaPA/b2b/b2c (V 3-B) per la generazione del file XML.
2 Note Operative
Prima di generare il file XML per l’invio elettronico, la fattura deve essere stata emessa con
la normale procedura di Emissione documenti o Fatturazione Reale
.
Questa sezione prevede di impostare dei parametri, utili per la generazione e l’invio del file
xml.
Scelte disponibili e il loro significato:
ü File per generare la descrizione automatica dopo la prima riga: serve
per collegare un file txt utile per personalizzare diciture non standard da inserire nel
file XML. Sarà cura dei nostri tecnici personalizzare e predisporre i file.txt.
ü Azione sulle fatture selezionate: dopo aver confermato le fatture selezionate
nella griglia, il programma si attiva operando in base all'opzione scelta:
§
Solo generazione XML: genera solo il file senza spedirlo.
§
Firma e spedisci: genera il file, lo firma e lo invia a SDI.
ü Genera e allega automaticamente il PDF della fattura nel file XML da
inviare, se selezionato sarà generato, allegato automaticamente il file pdf al file
xml e inviato al centro SDI.
N.B.: Il PDF allegato non ha valore fiscale.
ü Utilizzare rif. documento e rif. dettaglio per desumere codice
articolo da comunicare: serve per personalizzare il codice articolo; tale opzione è
riservata solo per le fatturePA e desume i dati dal preziario clienti.
ü Riportare data inizio e fine periodo sulle righe legate a preziario in
cui sono compilate entrambe: se le date dal/al (inizio e fine periodo) sono
presenti sul preziario clienti, queste saranno riportate nei <DataInizioPeriodo> e
<DataFinePeriodo> del tracciato XML, (utile per chi fattura contratti).
ü Consiglio Verifica Fatture PA: se selezionato saranno visualizzate solo le
FatturePA.
ü Consiglio Verifica Fatture B2B e B2C: se selezionato saranno visualizzate solo le
Fatture B2B/B2C.
ü Consiglio Blocca le fatture senza coordinate bancarie: se selezionato, le
fatture senza indicazione del codice IBAN, saranno segnalate di colore rosso.
In questa sezione vengono gestiti i documenti emessi con il modulo Vendite di eQuilibra, in
particolare i tipi documento fattura (TD01) e nota di credito (TD04)
.
Gli altri tipi di documento non vengono gestiti in quanto non emessi dal modulo Vendite.
|
|
E' possibile filtrare i documenti per sezione
(se si gestiscono piu' sezioni), per data
emissione e per codice cliente.
|
E’ possibile attivare:
|
ü
il controllo bloccante su fatture
emesse senza coordinate bancarie,
(attivando il campo in
Opzioni
,
sarà
impostato in modo definitivo),
|
|
ü
definire se verificare i dati delle fatturePA e/o B2B/B2C, (attivando il campo in Opzioni
sarà impostato in modo definitivo),
ü
scegliere i tipi di fatture da visualizzare, le fatture già elaborate in fatture elettroniche,
quelle ancora da generare oppure entrambe, (attivando il campo in Opzioni
sarà
impostato in modo definitivo).
Cliccando sul bottone 
(F6) Elabora dati, il programma visualizzerà l’elenco delle
fatture, rispettando le condizioni richieste.
Il programma presenta i dati delle fatture suddivisi in tre sezione:
§ SEZIONE BIANCA : sono colonne dedicate ai dati del cliente, possono
assumere diversi colori:
§ BIANCO
indica che la fattura non è stata generata in formato xml,
che non sono presenti errori formali e che non è stata selezionata per
generare il file xml. Cliccando due volte cambierà il colore da bianco a VERDE, pronta per essere trasformata in xml;
§ ROSSO
indica che le
fatture contengono degli errori formali (es.
banca non presente in fattura ecc..) e non possono essere
selezionate per generare il file xml;
§ VERDE
indica che le fatture sono state selezione per generare il file
xml, sono le uniche righe che possono essere deselezionate per non
essere trasformate in xml, cliccando due volte cambierà il colore da
verde a BIANCO;
§ AZZURRO
indica che il file xml è già stato generato, ed è possibile
rigenerarlo cliccando due volte sulla riga, il programma attiverà un
messaggio chiedendo se s’intende rielaborare il file; confermando
sarà trasformata in una riga VERDE pronta per un nuovo invio.
Per De-selezionare/Selezionare la singola riga fare doppio click con il mouse. Per operazioni
su tutte le fatture utilizzare:
ü Seleziona più fatture: l'opzione prevede di Selezionare solo le
fatture NON elaborate oppure Tutte.
ü De-selezionare tutte le fatture.
Attenzione i bottoni
non agiscono sulle righe rosse.
§ SEZIONE VIOLA CHIARO : sono colonne dedicate ai dati delle fatture emesse.
§ SEZIONE ARANCIONE CHIARO: sono colonne dedicate al portale eQBancaDati
e riportano in tempo reale lo stato del file xml.p7m (fattura elettronica), inviato al
centro SDI.
Le colonne della SEZIONE BIANCA , parte sinistra della tabella, sono:
|
Cliente
:
|
codice del cliente.
|
|
Ragione Sociale
:
|
ragione sociale del cliente.
|
Le colonne della SEZIONE VIOLA CHIARO sono:
|
Tipo documento
:
|
descrizione del tipo di documento
(fattura/nota credito).
|
|
Sezione
:
Num. documento
:
|
sezione della fattura.
numero della fattura emessa.
|
|
Data documento
:
|
data della fattura emessa.
|
|
Valore Totale
:
|
valore totale del documento.
|
|
Selezionato
:
|
indica se la riga è stata selezionata per la
generazione e l’invio del file xml.
|
Le colonne della SEZIONE ARANCIONE CHIARO sono:
|
Progressivo
invio:
|
numero assegnato in automatico dal
programma in fase di generazione del file
xml, solo le righe azzurre lo riportano.
|
|
ID Conservazione
:
|
è un numero univoco che individua il
documento nel portale di conservazione.
|
|
Tipo Sdi
:
|
indica se la riga si riferisce ad una fatturaPA
oppure B2B/B2C.
|
|
Ult.agg.da portale
:
|
indica l’ultimo aggiornamento da portale
eseguito tramite il tasto funzione 
dedicato “Aggiorna stato dal portale”.
|
|
Stato:
|
indica la fase in cui si trova il documento nel
Sistema di Interscambio.
|
|
Ult. notifica
:
|
descrive l'ultima notifica ricevuta.
|
|
Conservazione:
|
indica se il processo di conservazione è
stato ufficialmente completato.
|
|
Descrizione errore
:
|
indica gli errori formali della fattura.
|
Le colonne della SEZIONE BIANCA, parte destra della tabella, sono:
|
T.
pag.:
|
tipo di pagamento (es. B=bonifico R=Riba
ecc.).
|
|
Forma pag.:
|
forma di pagamento definita in fattura.
|
|
Desc.Forma pag.
:
|
descrizione della forma di pagamento
definita in fattura.
|
|
Banca fattura
:
|
codice della banca inserita in fattura.
|
|
Desc.Banca fattura
:
|
descrizione della banca.
|
|
IBAN
:
|
indica il codice Iban desunto dai dati inseriti sul codice “Banca fattura”.
|
|
ABI
:
|
indica il codice ABI inserito in fattura.
|
|
CAB
:
|
indica il codice CAB inserito in fattura.
|
|
Imponibile:
|
imponibile della fattura.
|
|
Iva
:
|
iva della fattura.
|
|
Spese
:
|
spese definite in fattura.
|
Per elaborare il file XML cliccare sul bottone F10 - Salva ed esci, il programma
richiederà se generare il file:
§
rispondendo SI sarà generato il file (se ambiente Monoaziendale in
S:\MABOFA2\XML, se ambiente Multiaziendale in S:\MABOFA2\XXX\XML
dove xxx corrisponde al numero della Ditta dove è stato generato il file, es. elaboro i
dati per la ditta 1 il file sarà generato in S:\MABOFA2\1\XML).
Il programma FatturaPA/b2b/b2c oltre a generare il file xml, se impostato in Opzioni e se
sono stati acquistati i servizi aggiuntivi, prevede anche la generazione e l’invio, della
fattura in formato pdf.
Controllo del Sistema di Interscambio.
Successivamente il SDI riceve il file ed effettua una serie di controlli formali. In presenza di
errori che causano lo scarto del file, il SDI risponde con un messaggio xml firmato
digitalmente in cui sono contenute le motivazioni dello scarto.
Tramite la SEZIONE EVENTI eQuilibra mette a disposizione le varie notifiche trasmesse
dal centro SDI.
Se si ha l’abilitazione al portale eqBancaDati e si ha l’abilitazione alla gestione delle fatture
B2B-B2C passive , il programma FatturaPA/b2b/b2c (V-3-B) rende accessibile anche la
sezione “Fatture Passive”.
Il programma mette in rilievo la data e l’ora dell'ultima interrogazione fatta al portale.
Impostando i codici dei fornitori e il periodo, tramite il tasto funzione (F6) Elabora dati,
sarà presentato un elenco delle fatture ricevute e scaricate dal portale.
Il programma presenta i dati delle fatture suddivisi in tre sezione:
§ SEZIONE DATI FORNITORE : sono colonne dedicate ai dati del
fornitore, possono assumere diversi colori:
§
le righe evidenziate in ROSSO
sono fatture presenti sul
portale eqBancaDati per le quali il fornitore non risulta
codificato in eQuilibra, cliccando due volte sulla riga sarà
possibile inserire l’anagrafica in automatico.
§
le righe evidenziate in VERDE
sono fatture presenti sul portale
eqBancaDati, che non trovano una corrispondenza in eQuilibra,
sono fatture ancora da contabilizzare. Cliccando due volte sulla
riga il programma richiederà con quale programma s’intende
registrare il documento tramite Verifica Fatture Fornitori
(VerFatFo)
oppure Registrazione in Prima Nota
(PrimaNota).
§
le righe evidenziate in AZZURRO
sono fatture presenti sul portale
eqBancaDati, che trovano una corrispondenza in eQuilibra, sono
fatture già contabilizzate.
§ SEZIONE VIOLA CHIARO : sono colonne dedicate ai dati delle fatture ricevute.
§ SEZIONE ARANCIONE CHIARO : sono colonne dedicate al portale eQBancaDati e riportano in tempo reale lo stato del file xml.p7m (fattura
elettronica), inviato al centro SDI.
N.B.: per le fatture passive non è prevista la visualizzazione della SEZIONE
EVENTI.
Le colonne della SEZIONE DATI FORNITORE, parte sinistra della tabella, sono:
|
Fornitore
:
|
codice del fornitore.
|
|
Ragione Sociale
:
|
ragione sociale del fornitore.
|
Le colonne della SEZIONE VIOLA CHIARO, parte centrale della tabella sono:
|
Tipo documento:
|
descrizione del tipo di documento
(fattura/nota credito).
|
|
Num. documento:
|
numero della fattura ricevuta.
|
|
Data documento:
|
data della fattura ricevuta.
|
|
Valore Totale :
|
valore totale del documento.
|
|
Num.reg.
:
|
indica il numero di registrazione in Prima
Nota.
|
Le colonne della SEZIONE ARANCIONE CHIARO sono:
|
Id
:
|
numero assegnato in automatico dal
programma in fase di ricezione del file xml.
|
|
ID Conservazione
:
|
è un numero univoco che individua il
documento nel portale di conservazione.
|
|
Tipo Sdi
:
|
colonna dedicata solo per le fatture attive.
|
|
Ult.agg.da portale
:
|
indica l’ultimo aggiornamento da portale
eseguito tramite il tasto funzione dedicato 
“Aggiorna stato dal portale”.
|
|
Stato:
|
indica la fase in cui si trova il documento nel
Sistema di Interscambio.
|
|
Ult. notifica
:
|
descrive l'ultima notifica ricevuta.
|
|
Conservazione:
|
indica se il processo di conservazione è stato
ufficialmente completato.
|
|
Descrizione errore
:
|
indica gli errori formali della fattura.
|
Il pulsante “Aggiorna stato da portale” (cerchiato in rosso sulla figura) permette di
interrogare il portale eqBancaDati e ricavare le eventuali nuove informazioni riguardanti le
nuove fatture ricevute dal portale SDI e gli aggiornamenti sullo stato di conservazione delle
fatture già presenti.
Per vedere ed eventualmente stampare il contenuto delle fatture ricevute è disponibile il
bottone “Visualizza la fattura” (cerchiato in giallo sulla figura), si attiva solo per le fatture
che hanno un riferimento al portale eqBancaDati.
La modalità della contabilizzazione delle fatture passive rimane la stessa, utilizzando i
programmi Registrazione in Prima Nota e Verifica Fatture Fornitori.
La contabilizzazione può essere eseguita con due modalità, la prima direttamente dal
programma Fatture passive b2b/b2c (V-3-B), la seconda
entrando dai programmi di
contabilizzazione fatture.
CONTABILIZZAZIONE
DIRETTA
Entrando in Fatture passive b2b/b2c (V-3-B); cliccando due volte sulla riga VERDE, il
programma richiederà con quale programma s’intende registrare il documento tramite Registrazione in Prima Nota oppure Verifica Fatture Fornitori.
Registrazione in Prima Nota
(C 2-1): cliccando su PrimaNota il programma
visualizzerà la tabella delle causali contabili filtrando, solo quelle legate al tipo di documento
selezionato,(es. ricevo una nota di credito e intendo contabilizzarla, il programma filtrerà solo le causali contabili di Tipo N = nota di credito).
Confermata la causale il programma
si posizionerà in Prima Nota compilando in automatico
i seguenti campi:
§
Il codice del fornitore.
§
Il numero del documento.
§
La data del documento.
§
Il protocollo.
§
Totale documento.
§
L’imponibile.
§
Importo dell’Iva
§
Descrizione codice Iva
E’ possibile visualizzare e stampare il documento, tramite il tasto funzione “Visualizza la
fattura” (cerchiato in giallo sulla figura).
Avanzando con Invio il programma eseguirà il controllo sulla forma di pagamento inserita
sull’anagrafica del fornitore, confrontandola con quella del file xml , nel caso in cui siano
presenti delle differenze, sarà visualizzata una finestra di selezione per la conversione
della forma di pagamento, come da esempio sotto riportato.
§
il bottone “Ricalcola con nuova forma di pagamento” si attiva inserendo il
codice nel campo “Nuova forma pag”,
§
il bottone “Nuova forma di pagamento senza ricalcolo” si attiva se la “Nuova
forma pag.” ha lo stesso tipo di pagamento e numero di rate del file XML.
Nell’importazione del file xml, il codice IVA non può essere ricavato automaticamente, la riga
sarà visualizzata in rosso, sarà comunque suggerito nella descrizione aggiuntiva, l’aliquota
Iva da selezionare.
Attivando la tabella dei codici Iva saranno visualizzati solo quelli che hanno la natura (es.
N2, N6 ecc.) e l’aliquota iva uguale a quella del file xml importato, consigliamo di
controllare i codici come da istruzioni al punto 1.3
.
Dopo l’inserimento del codice Iva seguire lo standard della contabilizzazione
delle fatture e/o note credito.
Nel caso in cui il file XML della fattura di acquisto riporti una data inizio/fine periodo, per
evidenziare la competenza di costo in un periodo successivo a quello di
fatturazione, sarà attivata la tendina dei Ratei e Risconti calcolando l’importo e il
periodo in automatico, come da esempio riportato.
Verifica Fatture Fornitori
(C 5-1-5) : il programma verifica fatture fornitori non prevede
le registrazioni della nota di credito, nota di debito, fatture con data inizio/fine
periodo per la rilevazione dei Ratei e Risconti e le fatture con Ritenute d’acconto. Per
entrare direttamente nel programma cliccare su VerFatFo, inserire la causale contabile per
proseguire con registrazione.
In automatico
sarà compilato il codice del fornitore, il numero e la data della fattura, per la
parte contabile, mentre la data documento dal/al sono compilate in automatico per ricercare
i documenti caricati a magazzino.
E’ possibile visualizzare e stampare il documento, tramite il tasto funzione “Visualizza la
fattura” (cerchiato in giallo sulla figura).
Se sono presenti delle incongruenze sul codice Iva il programma segnalerà in Rosso il
numero e la data della fattura che si sta importando, sarà cura dell’utente modificare il
codice Iva sulla riga di carico (vedi esempio sotto riportato).
In fase di conferma prima di contabilizzare la fattura in Prima Nota il programma confronta
la forma di pagamento dell’anagrafica fornitore con quella del file xml , se ci sono delle
differenze, sarà visualizzata una finestra di selezione per la conversione della forma di
pagamento, come da esempio sotto riportato.
§
il bottone “Ricalcola con nuova forma di pagamento” si attiva compilando la
“Nuova forma pag”,
§
il bottone “Nuova forma di pagamento senza ricalcolo” si attiva se la “Nuova
forma pag.” ha lo stesso tipo di pagamento e numero di rate del file XML.
Dopo la conferma del pagamento seguire lo standard della contabilizzazione dal programma
verifica fatture fornitori.
CONTABILIZZAZIONE
DA GESTIONE PRIMA NOTA
In fase di Registrazione in Prima Nota (C 2-1) in fase di registrazione, all’inserimento
del codice fornitore, il programma controllerà se sono presenti delle fatture ricevute e
scaricate dal centro SDI, che hanno partita Iva più codice fiscale del fornitore e che non
siano già state registrate.
Per eseguire questo controllo la causale contabile deve essere di tipo:
ü 0= Fattura,
ü N = Nota Credito,
ü Y = Nota di debito
|
Se l’elenco delle fatture XML è vuoto, il
programma chiede se si desidera aggiornare
le fatture interrogando il portale
eQBancaDati scaricando le nuove
fatture.
|
|
E’ comunque disponibile un bottone “Aggiorna” (cerchiato in rosso sulla figura), che permette di effettuare questa
operazione anche se l’elenco contiene già dei dati.
Cliccando due volte sulla riga, la stessa sarà importata in Prima Nota per essere
contabilizzata, per proseguire con la contabilizzazione seguire le istruzioni sopra riportate
.
CONTABILIZZAZIONE DA VERIFICA FATTURE FORNITORI
Entrando
dal programma Verifica Fatture Fornitori (C 5-1-5) in fase di registrazione,
all’inserimento del codice fornitore, il programma controllerà se sono presenti delle fatture
ricevute e scaricate dal centro SDI, che hanno partita Iva più codice fiscale del fornitore e
che non siano già state registrate.
|
Se l’elenco delle fatture XML è vuoto, il
programma chiede tramite videata se si
desidera aggiornare le fatture interrogando il
portale eQBancaDati scaricando le nuove
fatture.
|
|
E’ comunque disponibile un bottone “Aggiorna” (cerchiato in rosso sulla figura), che permette di effettuare questa
operazione anche se l’elenco contiene già dei dati.
Cliccando due volte sulla riga, la stessa sarà importata, per proseguire con la
contabilizzazione seguire le istruzioni sopra riportate
.
(