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Come riportare le giacenze dell'inventario fisico in eQuilibra
Una volta effettuato l’inventario fisico del magazzino, è possibile utilizzare la procedura che, permette di inserire le quantità inventariate per ogni articolo, generando automaticamente le opportune rettifiche positive o negative.
Prima di procedere con le rettifiche è necessario eseguire il Ricalcolo movimenti di magazzino (V 7-6) avendo precedentemente accertato che nessun utente sia in eQuilibra.
Rettifiche Inventario (V 4-5-1)
Il programma permette di "aggiustare" la giacenza visualizzata alla data indicata, con il vero valore rilevato a magazzino, tramite l'inventario fisico. La rettifica della quantità crea un movimento di carico o scarico che porta all'adeguamento desiderato della giacenza.
Esempio:
▪eQuilibra segnala una giacenza di 156 pz. del prodotto "XXXX", da una verifica di magazzino risultano invece disponibili 151 pz. Inserendo una rettifica a 151 pz, verrà quindi generato uno scarico di 5 pz.
IMPORTANTE SOTTOLINEARE CHE IN AMBIENTI MULTIAZIENDALI BISOGNA EFFETTUARE LE RETTIFICHE DI MAGAZZINO AZIENDA PER AZIENDA CONFERMANDO I DATI PRIMA DI RETTIFICARE IL MAGAZZINO DELLE ALTRE AZIENDE. Es. Oggi preparo le rettifiche della ditta 1 prima di preparare le rettifiche dell'azienda 2 devo confermare e generare i movimenti in aumento e/o diminuzione della ditta 1.
Entrando nel programma viene richiesto se si vuole utilizzare l’ultima interrogazione preparata in questo modo l'utente ha la possibilità di riprendere e compilare la tabella delle giacenze reali, in più riprese, senza dover per forza creare subito i movimenti di carico e scarico.
Se invece si elabora per la prima volta le rettifiche, oppure si vuole preparare una nuova tabella filtrando i dati diversamente, alla domanda se si vuole utilizzare l'ultima interrogazione preparata scegliere NO in questo modo si possono modificare i campi per la nuova selezione.
Dopo aver selezionato gli articoli, il deposito (eventuali filtri ulteriori su Tipo parte, Classe merceologica e Categoria omogenea sono facoltativi), indicare:
▪data generaz. Movim.: indicare la data dell' anno precedente (AP) per generare i movimenti di rettifica inventario (solitamente coincide con il 31/12),
▪causale rettifica negativa: indicare una causale di scarico interno per l'inventario compresa tra 101 e 200,
▪causale rettifica positiva: indicare una causale di carico interno per l'inventario compresa tra 021 e 098,
▪dati anno cor/prec: indicare l'esercizio in cui si desidera visualizzare le giacenze, per l'inventario indicare P= Anno precedente,
▪solo articoli con giacenza negativa: indicare NO
Viene visualizzato l’elenco degli articoli richiesti la cui giacenza contabile viene visualizzata nella colonna Giacenza contabile. Nella colonna Giacenza Reale, inizialmente impostata con lo stesso valore della contabile, si inseriscono le quantità inventariate; la differenza visualizzata darà origine ad una rettifica positiva o negativa:
Per terminare il lavoro e generare i movimenti di rettifica digitare 
F10 e confermare la generazione.
Per proseguire il lavoro in un secondo momento, memorizzando l’inventario già effettuato, digitare ESC e, alla domanda “sicuri di voler uscire (la situazione potrà essere ripresa)?” rispondere SI. Alla successiva esecuzione del programma Rettifiche inventario, alla domanda “Si vuole utilizzare l’ultima interrogazione preparata?” rispondere SI: saranno riprese sia le giacenze contabili che le reali precedentemente memorizzate.
È altresì possibile memorizzare le giacenze in un file che poi sarà possibile importare dal programma rettifiche inventario.